Makalah Kelompok 12 ( GROUPWERE )

   MAKALAH

    Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur dalam mata kuliah

Interaksi Manusia dan Komputer

“Groupwere”

Oleh :

Kelompok 12

Novrika Diana   (2512.087)

Recy Desmita (2512.026)

Dosen Pembimbing:

Eril Syahmaidi, S.Pd, M.Pd

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAIN)

SJECH M. DJAMIL DJAMBEK

 BUKITTINGGI 2014

KATA PENGANTAR

Rasa puji dan rasa syukur yang sedalam-dalamnya penulis aturkan kepada kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunianya kepada penulis,sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah administrasi pendidikan yang berjudul “GroupWare”. Guna untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur mata kuliah evaluasi pembelajaran.

Kemudian shalawat berangkaikan salam penulis sampaikan kepada allah SWT kiranya dilimpahkan kepada arwah junjungan kita nabi besar Muhammad SAW,yang telah berjuang mati-matian hingga tetes darah penghabisan demi untuk menegakkan kalimat Laailahaillallah di permukaan bumi ini.Semoga kita senantiasa menjalani hidup dengan pencerahan allahi dan ajaran Rasulullah SAW.

Ucapan terima kasih tidak lupa pula kami ucapkan kepada bapak Eril Syahmaidi,SPd,MPd dosen pembimbing yang telah melakukan dan memberi bimbingan baik secara lansung maupun tidak lansung dalam penyelesaian makalah ini. Dan tidak lupa pula kepada teman-teman, yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini.

Dalam pembuatan makalah ini kami menyadari bahwa kami masih banyak memiliki kekurangan. Oleh sebab itu berharap adanya kritik dan saran untuk perbaikan pembuatan makalah selanjutnya. Terimakasih. 

                                                                                                                                                          Bukittinggi ,13 Desember 2014

          penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Dalam perkembangan teknologi terutama dalam dalam bidang informatika saat ini, manusia semakin mudah dalam melakukan pekerjaannya. Interaksi manusia dan komputer sangat erat kaitannya dengan user yang menjadi patokan dalam penggunaan serta interaksi yang terjadi.

Setiap kegiatan yang dialakukan oleh pengguna dengan komputernya menjadi kesinambungan dan menjadi hak bagi pengguna untuk memilih model maupun cara berinteraksi langsung dengan komputer. Salah satu contohnya untuk seorang yang ahli dalam desain, seorang  yang ingin mendesain web atau yang lainnya harus mengetahui model yang digunakan dalam desain tersebut.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa itu groupwere?

2.      Apa itu system groupwere?

3.      Apa itu komuikasi melalui komputer?

4.      Apa itu meeting dan DSS?

C.    Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mendalami atau memahami interaksi manusia dan komputer tentang pembahasan groupwere serta untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur  pada mata kuliah interaksi manusia dan komputer.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Goupwere

Collaborative software (juga disebut sebagai groupware) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya”.

Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan-tindakan bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalendar bersama. Artifak, bukti yang nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan

Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu (Alan Dix,  1993).  Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka.  Operasi yang didukung antara lain: penjadwalan rapat dan alokasi sumberdaya, email, e-newsletter, distribusi file dan lain sebagainya.

B.     System Groupwere

Sistem groupware seperti Microsoft Exchange atau Lotus Notes menawarkan pengguna berbagai fungsi dimaksudkan untuk membuat kerja mereka sehari-hari hidup lebih mudah. Selain fungsi email klasik, mereka juga termasuk kalender untuk pengelolaan jadwal, daftar kontak dan fungsi untuk membiarkan mereka berbagi tugas dengan rekan-rekan mereka. Konsekuensi yang tidak diinginkan dari pendekatan semacam ini namun adalah jenis silo data di mana dokumen, spreadsheet dan konten penting lainnya yang melekat pada email dan janji, bukannya terorganisir dan dapat diakses oleh semua pengguna dan aplikasi yang membutuhkannya. Ini adalah situasi bermasalah untuk memastikan.

Berbagai versi dokumen yang tidak kompatibel disimpan di lokasi yang berbeda: Terutama ketika menawarkan atau dokumentasi proyek dibagi melalui email, kesalahan serius dan bahkan komunikasi benar-benar unreproducible adalah hasil yang tak terelakkan

   Janji dan perjanjian proyek yang dikelola secara independen dari yang mendasari dokumentasi, komunikasi dan peserta - kerja sama tim yang efektif dan manajemen proyek menjadi nyaris mustahil.

 Banyak waktu yang terbuang mencari email tentang topik tertentu.
     Manajemen mutu tidak dapat diperkenalkan atau menguntungkan diperpanjang karena komunikasi berlangsung selama terlalu banyak saluran yang berbeda.

Memecahkan koordinasi dan kerja sama tim masalah Anda dengan integrasi sistem groupware di Enterprise Content Management Anda.

Sebuah sistem groupware akan membantu Anda sychronize acara, janji dan informasi pribadi antara groupware Anda, perusahaan manajemen konten dan sistem Portal. Terutama dalam bisnis berorientasi proyek utilitas sinkronisasi ini sulit untuk melebih-lebihkan. Sistem groupware terintegrasi meningkatkan nilai penyimpanan informasi proyek Anda karena meningkatkan penerimaan antara pengguna. Alasannya jelas: pengguna memiliki gambaran janji saat ini, tenggat waktu dan semua dokumentasi terkait sekilas. Jika dia ingin memberikan tugas kepada peserta tertentu atau memiliki memo atau permintaan kembali dikirim ke peserta, ia dapat dengan mudah melakukan sinkronisasi peristiwa ini dengan kalender sendiri dan orang lain peserta nya.

C.    Komuikasi Melalui Komputer

Komunikasi media computer (Computer Mediated Communication) sebagai media komunikasi social dalam kamus online Wikipesia. CMC (Computer Mediated Communication) didefinisikan sebagai transaksi komunikasi yang terjadi melalui dua atau lebih jaringan computer. Fasillitas yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara online melalui computer yaitu instan message, e-mail, chat room, text messeging. Penelitian CMC difokskan secara luas pada efek social yang berbeda dari penggunaan computer sebagai teknologi komunikasi. Banyak  penelitian terakhir mengkaji jaringan social yang didukung oleh social softwere. CMC (Computer Mediated Communication) adalah pertukaran informasi melalui jaringan komputer atau internet yang dapat direpresentasikan melalui teks,gambar, audio maupun video dengan system yang berjalan secara Synchronous dan Asynchronous.

CMC memiliki system yang dapat mendukung operasional komunikasi, seperti halnya komunikasi face to face (FtF), yang mana pesannya dapat disampaikan secara verbal dan non verbal, demikian pula komunikasi yang dilakukan diinternet pun dapat dilakukan secara verbal dan non verbal.Terdapat lima jenis system media yang mendukung CMC secara verbal dan non verbal yaitu : Text,graphics, images, audio and video :Lima jenis media ini digunakan untuk mendukung aktivitas komunikasi melalui internet yang disampaikan secara verbal maupun non verbal dan akan memberikan efek psikologis tertentu sesuai dengan keinginan dan ekspresi yang ingin ditampilkan pengguna internet.

Selama bertahun-tahun, manusia telah menggunakan berbagai sarana untuk berkomunikasi dengan orang lain ,berbicara tatap muka, menulis surat, telegram, dan telepon ini hanya beberapa contoh dari berbagai media. Metode terbaru yang telah muncul, adalah computer mediated Communication, atau CMC. Hal ini dapat dilakukan melalui e-mail, listserves, grup usenet, chatroom, MUDs, atau MOOs. Karena semua ini komunikasinya dilakukan melalui komputer, Steve Jobs memberi nama aktivitas tersebut komunikasi "antar komputer" bukannya "komputer pribadi" (Walther & Burgoon, p.51).

Secara lebih jelas, terdapat banyak faktor yang menyebabkan CMC berbeda dari komunikasi tatap muka (FtF) , dan sudah diperdebatkan apakah perbedaan ini menyebabkan komunikasi yang kurang personal. Beberapa aspek CMC antara lain adalah tidak adanya petunjuk yang kontekstual dari penggunanya, percakapannya dapat direkam,  dan kerahasiaan pengguna. Kontroversi utama sekitar CMC adalah apakah perbedaan ini dapat membantu untuk meningkatkan komunikasi dan menjadikannya lebih pribadi, atau apakah justru karakteristik layanan yang dimilikinya dapat mengurangi tingkat keintiman yang dapat dicapai.

Tidak adanya petunjuk yang berkaitan dengan diri pengguna internet adalah perbedaan utama yang memisahkan CMC dari komunikasi tatap muka.,karena kita tidak dapat melihat ekspresi wajah, gerak-gerik, intonasi suara, tampilan, atau fisik orang yang kita ajak berkomunikasi sehingga lebih sulit untuk menafsirkan pernyataan dan tanggapan mereka (Walther & Burgoon, p.53).Joseph Walther dari Northwestern University ini menjelaskan fenomena yang dijelaskan dalam teori Social Precense bahwa sifat hubungan antar pribadi yang ditentukan oleh ciri khas dari para peserta. Karena CMC ini memiliki kekurangan unsur petunjuk non-verbal atau umpan balik, para peserta yang kurang mampu untuk mengenal orang dengan siapa mereka berkomunikasi, sehingga hal tersebut mengarah ke percakapan yang kurang personal. Selain itu, menurut teori ini, orang kurang memberi perhatian ke peserta lainnya karena perhatian mereka dapat diserap kepada hal lain tanpa kehadiran orang lain yang dapat menahan mereka. Hal ini dapat menghasilkan hubungan yang menghalangi keintiman dan dasar dari kepercayaan lebih sulit untuk dibentuk, mengarahkan peserta untuk jenis kosmunikasi bersifat umum lebih dapat diharapkan dari CMC (Walther & Burgoon, hal.58 & 62).

Perbedaan Computer Mediated Communication dengan Face to Face Communication adalah :

1 Absence of context cues

Kurangnya informasi atau petunjuk-petunjuk yang kontekstual mengenai diri pelaku komunikasi ketika berkomunikasi melalui komputer (CMC). Ketika berkomunikasi langsung,kita dapat mengamati kondisi yang jelas dari teman berkomunikasi kita menyangkut pesan verbal maupun non verbal ataupun mengenai identitas sesungguhnya dari teman berbicara kita.Melalui CMC petunjuk tersebut kurang jelas.

2 Recordability of conversation

Komunikasi yang dilakukan melalui CMC dapat direkam oleh karena itu sebaiknya pembicaraan di internet adalah pembicaraan yang positif,tidak menjelekkan seseorang atau lembaga yang dapat menstimulir adanya konflik yang tidak diinginkan.Upaya ini perlu dilakukan agar tidak memberi kesempatan pada orang lain untuk menyudutkan atau menjelekkan kita melalui komunikasi yang tidak bertanggungjawab.

3 Geographic Dispersion

Berkomunikasi melalui internet memiliki kemampuan menembus ruang yang lebih luas atau secara geografis menyebar lebih luas dibanding dengan komunikasi langsung yang terbatas pada tempat tertentu.

4. Asynchronism

Dibandingkan dengan komunikasi tatap muka yang sifatnya langsung dan pesan diterima pada saat yang sama.Berkomunikasi melalui internet dapat bersifat tertunda responsnya atau ada jeda antara pengirim dan penerima dalam berkomunikasi.Sebagai contoh,off line message di chat room atau e-mail, post message,yang pesannya hanya dapat diterima setelah beberapa waktu tertentu.

5. Anonymity of the users

Pengguna CMC berpeluang untuk meyembunyikan identitasnya atau anonym. Pengirim atau penerima komunikasi.seringkali identitasnya tidak jelas.Sebagai contoh pelaku komunikasi di chat room yang kita peroleh dari random chat hanya memiliki identitas ID yang tidak merepresentasikan dirinya.misalnya Jt,moody, nice, dsb.

6.Social desirability

Sifat anonimitas yang tinggi dari pengguna internet atau CMC menjadikan internet merupakan media yang membangkitkan hasrat bersosialisasi yang tinggi dari penggunanya,karena mereka merasa nyaman dengan kondisi anonimitasnya.Sehingga orang yang memiliki karakter introvert lebih nyaman dalam berkomunikasi melalui internet.

D.    Meeting dan DSS

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti, penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatanteleconferencing atau email.

DSS merupakan salah satu produk perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan (Indrajit 2001, p.179). Sesuai namanya, tujuan digunakannya system ini adalah sebagai second opinion atau information source yang dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan sebelum seorang manajer memutuskan kebijakan tertentu. Pendekatan yang paling sering dilakukan dalam proses perancangan sebuah DSS adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga selain dapat menarik minat manajer untuk menggunakannya, diharapkan system ini dapat merepresentasikan keadaaan dunia nyata atau bisnis yang sebenarnya.

Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.

BAB III

 PENUTUP

A.    Kesimpulan

Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu1. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka.

B.     Kritik dan saran

Kami menyadari dalam pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan. Kami tetap berharap makalah ini tetap memeberikan manfaat bagi pembaca. Namun, saran dan kritik yang sifatnya membangun dengan tangan terbuka kami terima demi kesempurnaan dimasa akan datang.